Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
zur Vereinfachung und besseren Organisation von Sitzungen hat der Leitungsstab ein dreistufiges Verfahren für die fristgerechte Einreichung von Sitzungsunterlagen entwickelt.
1. Veröffentlichung von Terminen im Intranet
Im ersten Schritt werden sämtliche bekannten Termine und Fristen über das Intranet veröffentlicht. Dadurch erhalten Sie als zuständige Sachbearbeiter einen transparenten Überblick über alle relevanten Termine und können Ihre Beiträge für die jeweiligen Sitzungen entsprechend einplanen.
2. Outlook-Termine zur Vorlagenerstellung
Im zweiten Schritt erhalten Sie einen Kalendereintrag in Outlook, der auf die Frist zur Einreichung von Vorlagen verweist.
• Wenn Sie für die jeweilige Sitzung keine Vorlage einreichen, lehnen Sie den Termin bitte ab (eine Antwort ist nicht erforderlich).
• Wenn Sie eine Vorlage einreichen, nehmen Sie den Termin an – dies dient dem Leitungsstab als frühzeitige Information.
3. Sitzungseintrag in ALLRIS
Alle bekannten Sitzungen sind zusätzlich im System ALLRIS hinterlegt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen auch langfristig vorzubereiten – z. B. bei geplanter Abwesenheit wie Urlaub – und somit Fristen frühzeitig einzuhalten.
Weiteres Verfahren
Nach Ablauf der Frist werden die Sitzungen zusammengestellt. Die vorläufige Tagesordnung wird den zuständigen Fachämtern zur Bestätigung vorgelegt. Anschließend erfolgt die formale Freigabe durch den Bürgermeister in Abstimmung mit dem Hauptverwaltungsbeamten gemäß den Vorgaben des Kommunalverfassungsgesetzes LSA sowie Bestimmungen der jeweiligen Hauptsatzung.
Wichtiger Hinweis
Bitte beachten Sie: Werden Vorlagen verspätet eingereicht und nicht rechtzeitig durch die Fachämter gemeldet, können diese nicht mehr in die Sitzung aufgenommen werden. Prüfen Sie daher sorgfältig, ob für die betreffende Sitzung ein Beitrag Ihrerseits erforderlich ist.